Datenschutzhinweise

Belegscanner – interne Anwendung des Lindenbrunnenhofs

1. Verantwortlicher

Lindenbrunnenhof Binder GbR, Lindenbrunnenweg 19, 79362 Forchheim.
Kontakt: dialog@lindenbrunnenhof.de

2. Zweck der Verarbeitung

Erfassung, Strukturierung und Verwaltung von Belegen (Rechnungen, Lieferscheine) für die betriebliche Buchhaltung sowie die Erstellung durchsuchbarer PDF-Dateien zur Weitergabe an die Steuerberatung/Buchführung.

3. Verarbeitete Daten

• Beleginhalte – können personenbezogene Daten von Lieferanten und Kunden enthalten (Name, Anschrift, Beträge, Bankdaten).
• Benutzerkonten der Anwendung (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, verschlüsseltes Passwort).
• Protokolldaten zur IT-Sicherheit (IP-Adresse, Zeitpunkt von An-/Abmeldungen und Aktionen).

4. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting-Anbieter des Servers (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
• Anthropic (KI-gestützte Belegerkennung): Zur automatischen Auslesung wird der Belegtext bzw. das Belegbild an die Anthropic-Schnittstelle übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt in den USA; Grundlage des Drittlandtransfers sind Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist abzuschließen.

5. Speicherdauer

Belege werden entsprechend den gesetzlichen (steuer- und handelsrechtlichen) Aufbewahrungsfristen gespeichert. Sicherheits-Protokolle werden nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.

6. Rechtsgrundlagen

Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Betriebsführung und IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

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